Когда украинским документам достаточно апостиля, а когда нужна полная легализация

Свидетельство о рождении годами лежало в ящике стола, а перед отъездом за границу выяснилось, что когда-то его заламинировали. Документ вернули с отказом в подтверждении, хотя до подачи бумаг в зарубежный орган оставались считаные недели. Подобные отказы объясняются строгими требованиями к состоянию бумаги.

Апостиль подтверждает подлинность подписи и печати на украинском документе, чтобы его приняли в другой стране без дополнительных проверок. Какие бумаги и для каких государств апостилируют, подробно описано на странице https://kievperevod.com.ua/apostil-i-legalizacziya/apostil/, но главные правила лучше знать до подачи.

Апостиль или полная легализация

Упрощенная процедура действует только между странами, подписавшими Гаагскую конвенцию. Для них вместо цепочки заверений достаточно одного апостиля. Однако есть государства, например ОАЭ, где требуется исключительно полная легализация.

Поэтому начинать стоит с вопроса, где именно будут использовать документ. Апостиль, который не признают в нужной стране, не даст результата. Список стран-участниц конвенции проверяют до обращения в любое ведомство.

Какие органы ставят апостиль в Украине

Апостилированием занимается не одно ведомство, а три, и выбор зависит от того, кто выдал оригинал. Министерство юстиции работает с документами ЗАГСа, нотариальными актами, судебными решениями и справками. Министерство образования и науки обрабатывает дипломы, аттестаты, приложения к ним и справки учебных заведений.

МИД отвечает за собственные документы, а также за справки из налоговой и органов здравоохранения. Оформление апостиля обычно одноэтапное: подача требуется однократно, а затем делают перевод и заверяют его у нотариуса.

Электронный и двойной апостиль

Раньше штамп был прямоугольным оттиском, куда вносили название выдавшего органа, номер записи, печать и подпись должностного лица. Теперь действует электронный вариант. Его подлинность проверяют по QR-коду или по реестровому номеру на сайте министерства.

Отдельный случай — двойной апостиль. Отметку проставляют и на оригинале, и на переводе, заверенном нотариусом. Такое требование есть, в частности, у Бельгии, Дании, Австрии, Франции, Португалии, Великобритании и Швейцарии.

Требования к документу перед подачей

Чтобы бумагу приняли с первого раза, проверьте несколько условий:

• Документ в хорошем состоянии, подписи и печати различимы, посторонних надписей и отметок нет.
• Ламинации нет, иначе бумагу не примут и придётся получать новый экземпляр.
• Документ выдан в Украине. Бумаги иностранных органов подтверждают в той стране, где их выдали.
• Лист с переводом штампа и оригинала подшивают к нотариальной копии, после чего её заверяет нотариус.

Профессиональный перевод на язык страны назначения ускоряет нотариальное оформление. Заказывать его лучше сразу после получения апостиля, ведь переводят и сам штамп.

Какие документы апостилируют только через нотариальную копию

Не каждую бумагу можно проштамповать напрямую. Оригиналы документов с фото, например паспорт и водительское удостоверение, апостилю не подлежат, как и трудовая книжка, военный билет и свидетельство о регистрации автомобиля. В этих случаях апостиль ставят на копию, заверенную нотариусом.

Перед подачей сверьте три вещи: страну назначения, орган, выдавший бумагу, и состояние документа. Тогда апостиль документов вероятнее пройдёт с первой подачи.